אם הרעיון לתכנן אמפגש משפחתיממלא אותך באימה, אתה לא לבד. זו לא משימה של מה בכך, במיוחד כאשר מתלבטים בין עשרות לוחות זמנים ותקציבים שונים. כדי להפוך את תכנון המפגש המשפחתי לקצת יותר חלק, הקשנוטיול משפחתימומחים, מפעילי טיולים ואפילו מומחה נימוס שיעזור לך למפות אמפגש בלתי נשכח.
שלב 1: הנח את התשתית
בין אם תחליט להיפגש במיקום מרוחק או לארח את המפגש שלך במדינה אחת, זה הולך לקחת הרבה עבודה כדי לקבלטיול קבוצתי רב דוריבשורה. כדאי להתחיל בתהליך התכנון לפחות שנה מראש. אתרי נופש וטיסות מתמלאים במהירות - במיוחד עבור קבוצות גדולות - אז תנו לעצמכם מספיק זמן כדי להבטיח שתקבלו מחירים הוגנים וחדרים בקרבת מקום.
אם התקציב שלך מאפשר זאת, שקול לשכור אמומחה לנסיעותאו מפעיל טיולים. טום ברבר, מייסד ומנהל שלנסיעות מקוריות, מסביר: "חברת טיולים מומחית למשפחה תקשיב לבריף, תשאל את השאלות הנכונות כדי לגלות מה יעבוד עבור הקבוצה הרחבה יותר, ובאופן כללי תהפוך הכל לקל בצורה חלומית, מטיסות ועד העברות ללינה ועד לפעילויות". בנוסף, זה מוריד את נטל העבודה מאחד מבני המשפחה, ומאפשר לכולם ליהנות מהטיול באותה מידה.
אם בכל זאת תחליט לבצע את התכנון ללא עזרה מקצועית, הקפד להאציל. הקצו חבר אחד מכל תא משפחתי לשבת בוועדת התכנון, כך שלא תצטרכו לדפוק את לוחות הזמנים של כולם לבד. צור קבוצת פייסבוק וכלול את חברי הוועדה האמורים כדי שתוכל לשאול שאלות בקלות, לחלק משימות ולהסתפק בפרטים מבלי להפציץ את כולם בטקסט של הקבוצה.
שלב 2: שלח את ההזמנות
אחת השאלות הגדולות ביותר שיש לאנשים היא: את מי אני צריך להזמין - רק האנשים שאני הכי קרוב אליהם, או כל המשפחה המורחבת שלי? לדברי דיאן גוטסמן, מומחית לאומית לנימוס בבית הספר לפרוטוקול של טקסס, לך עם האחרון. "באופן כללי, האיחוד המשפחתי אומר שאתה מזמין את המשפחה המורחבת שלך", אומר גוטסמן. "אם יש כמה אנשים שאתה בוחר להשאיר מחוץ לרשימת האורחים, צריכה להיות סיבה מוצדקת ולא רק בגלל שיח קטנוני. הסיבה שמשפחות עורכות מפגשים היא כדי שכולם יוכלו לראות אחד את השני ולהתחבר מחדש".
ברגע שיש לך את כל המשפחה במעגל, אז אתה מתחיל לשאול על תאריכים ומקומות מועדפים. רשימת האורחים תצטמצם אוטומטית עקב התנגשויות תזמון או חששות תקציב, אך תמיד תטיל רשת רחבה בשלבים הראשונים.
שלב 3: הגדר את התאריך והתקציב
כשזה מגיע לתכנון מפגשים משפחתיים, ה"מתי" כמעט חשוב יותר מה"איפה". אתה צריך לוודא שללא קשר ליעד, אתה בוחר זמן שבו הילדים מחוץ לבית הספר ומבוגרים יכולים להמריא מהעבודה. גם אם יש לכם בראש יעד ספציפי, קביעת התאריכים הנכונים מבטיחה שלא תבקרו בטעות במהלך העונה הגשומה של האזור או תתחרו בקבוצות אחרות במהלך חופשות מתוירות מאוד.
זה גם הזמן לקבל תחושה של התקציב המקסימלי של כל תא משפחתי. מכיוון שהמטרה היא לולאה של כמה שיותר אנשים, כדאי להסתפק בתקציב שמתאים לכולם. ככל שתתחילו לתכנן מוקדם יותר, כך גדל הסיכוי שתקבלו את המחירים הטובים ביותר בטיסות ובמלונות.
שלב 4: בחר את המיקום
עכשיו מגיע החלק המהנה, גם אם מלחיץ: להסתכל על רעיונות לאיחוד משפחות ובחירת יעד.זוהי משימה מרתיעה כאשר יש לך את הגלובוס בהישג ידך. זו הסיבה שז'ול מורי, מומחה לנסיעות משפחתיות וראשסקוט דאן, ממליץ קודם כל לברר מה בני המשפחהאל תעשהרוצה, הן מבחינת יעדים והן מבחינת פעילויות. "צריך לוודא שהציפיות כוללות את כולם כבר בהתחלה", אומר מורי. יש לך בן דוד ששונא סוסים? זה פוסלחוות אחי. יש לכם סבא וסבתא שלא רוצים לקחת המון טיסות המשך? זה שולל אזורים שלמים בהתבסס על בסיס הבית שלך (ואולי מצמצם את הטווח למקום שבו כבר גרים רוב האנשים). צמצם את האפשרויות כדי להקל על ההחלטה הסופית.
ואל תפחדו לחשוב מחוץ לקופסה. האם שקלת אלְשַׁיֵט? מה דעתך על אספארי? מומחה לנסיעות יוכל לעזור לך לנחות במקום שאולי מעולם לא שקלת קודם לכן. גם ברבר וגם מורי, למשל, מציעיםסרי לנקהכאחת המדינות הטובות ביותר לטיול רב-דורי, הן מבחינת מתיחת הדולר והן מבחינת מציאת מלון בוטיק למשפחה. או אם אתה מוכן להזמין כמה טיסות נוספות, אתה יכול לעשות ספארי בקניה ואז לקפוץ לאי רחוק כמו לאמו. "לא צריך להוציא כמות עצומה של כסף כדי לחבר אנשים ביחד", אומר מורי. "מצא מקום מעניין ותן להם לטעום ממה שאין להם בדרך כלל."
שלב 5: הזמינו את מקומות הלינה והטיסות
ברגע שתסתפקו ב"מתי" ו"איפה", הגיע הזמן למסמר את מקומות הלינה. בין אם אתם מזמינים קבוצת חדרי מלון, אAirbnb מרווח, או אוילה פרטית, התמודד עם חלק זה של המשוואה בהקדם האפשרי כדי להבטיח שהמשפחה קרובה זו לזו.
שלב זה הוא כאשר אתה מחשיב את כל הפרטים הקטנים - כמו בדיקה כפולה שלאתר הבחירה שלך אין מינימום גילאים שעלולים לחסום את בני המשפחה הצעירים ביותר. לחלופין, אם אתה יודע שתטייל עם חבורה של ילדים קטנים, שאל אם יש מועדון ילדים שיכול לבדר אותם בזמן שהמבוגרים מתאספים למשקאות או טיפולי ספא. אם זמן הנמנום מהווה בעיה, בקש חדרים המרוחקים מבריכת המלון הרועשת או מאזור משותף אחר. אחת הטעויות הגדולות ביותר שמשפחות עושות בהזמנת מקומות לינה היא "הבחירה במקום שמושך אחד או שניים מהדורות, אבל לא את השלישי או הרביעי", אומר ברבר. כמו תמיד, המפתח הוא לכלול ולפייס כמה שיותר בני משפחה.
כל יחידה משפחתית יכולה להיות אחראית על הזמנת הטיסות שלה, אבל עודדו אנשים לחפש מוקדם אם הם רוצים לשבת אחד ליד השני.
שלב 6: התחל לתכנן את מסלול הטיול
ככל שתאריך היציאה שלך מתקרב, שרטטו מסלול גס לטיול. אם אתה מוותר על שימוש במפעיל טיולים, האצל משימות כדי להבטיח שאדם אחד לא מלהטט יותר מדי באחריות. לדוגמה, מישהו יכול להיות אחראי על סיור הרכיבה ביום הראשון, בעוד שאחר יכול לעמוד בראש ארוחת הערב הקבוצתית בלילה השלישי.
שוב, נסו למצוא פעילויות שפונות לכל דור. לטיולי סקי וספארי יש משיכה רחבה, כמו גם חופשות חוף. "תמיד חשבתי שגלישה היא אחת מפעילות החופשה המשפחתית - אם לא הטובה ביותר", אומרת ברבר. "זה מאתגר, מתגמל ומעייף, מה שאומר שילדים בדרך כלל נפגעים בערב והולכים לישון [מספיק מוקדם] המבוגרים ייהנו מהזמן בלעדיהם." אם תבחרו בחופשה עירונית, מורי ממליץ לבחור אזור עירוני עם הרבה דברים לילדים לעשות, ומוסיף שכדאי לשכור מדריך טיולים טוב "כדי שהילדים יישארו מוקסמים".
אין צורך לארגן פעילויות לכל שנייה אחת של הטיול - חלק מהיחידות המשפחתיות כנראה יתנתקו ויעשו את שלהן בזמן הפנוי. אבל הזמנת פעילויות קבוצתיות מבטיחה שהנקודה של המפגש המשפחתי - אתה יודע, בילוי עם המשפחה - אכן מתרחשת.
כל הפרטים על תאריכים ומיקומים ופעילויות לא אומרים כלום אם המשפחה שלך נלחמת כל הטיול. אמנם זה בלתי אפשרי לתכנן חופשה שתשמח כל אדם 24/7, אבל אתה עדיין יכול לנסות לשמור על סביבה שלווה. אל תביאו אורח של הרגע האחרון שלא תוכנן לו. הקפד לעדכן את כולם במהלך תהליך התכנון, ולהיות מעודכנים לגבי התמחור. שימו בצד יריבויות בין אחים וריבים קטנים. ואולי תחסוך את החגיגה הסוערת לטיול רווקים או רווקות. "דאג להתחבר לכולם אם מדובר במפגש קטן, וכמה שיותר אנשים במפגשים גדולים יותר", אומר גוטסמן.
בסופו של יום, המפגש שלכם עוסק בבילוי עם האנשים שאתם אוהבים. אם כולם יחזרו הביתה בתחושה שהם קצת יותר קרובים למשפחה שלהם - גם אם יש טיסה שהוחמצה או אפשרויות מוגבלות בארוחת ערב קבוצתית - אז הטיול שלך יהיה מוצלח.
