איך לתכנן חתונת יעד

לַעֲשׂוֹת…

בחר מיקום שקל (או קל) להגיע אליו.מתכננת חתונות יעד כריסטינה ורג'ר, הבעלים של ניו יורקCristina Verger תכנון והפקות אירועים, אומר שלפעמים לקוחות רואים תמונה יפה של מקום ואומרים, "אני רוצה להתחתן שם!" אבל צריך יותר מנוף מדהים כדי ליצור חתונה מוצלחת. "היה לי זוג אחד שהגיע אליי והם רצו להתחתן בקאפרי", אומר ורגר. "אתה צריך לטוס לרומא, להבין איך להגיע לנאפולי, ואז זו מעבורת - זה טיול גדול. אתה לא יכול פשוט לתת [לאורחים] לעשות זאת לבד, אחרת הם יהיו המומים". במקום זאת, ורגר הציע את פורטופינו או ונציה, ששניהם קרובים יותר לשדה תעופה, כלומר פחות תחבורה - וכאב ראש. שרה פיז, הבעלים והמנהלת הקריאטיבית של [תכנון אירועים מבריק בניו יורק] (https://www.brillianteventplanning.com/), מתחילה בשואלת לקוחות כמה עצירות ביניים הם מוכנים לעשות. "זה נהדר שאתה רוצה להתחתן במלדיביים, אבל האם אתה בטוח שהאורחים שלך ירצו לנסוע 20 שעות פלוס כדי להשתתף בחתונה שלך?" היא אומרת ללקוחות. "זה מתחיל להכניס את הפוקוס במהירות."

בחר חבילה - או מתכנן.כאשר מתכננים חתונה מרחוק, בהחלט תצטרכו חבילת חתונה או מתכנן חתונות שמכיר את האזור. ללכת עם מתכנן יעזור לך להתאים אישית את החתונה שלך לטעמך. חבילות, לעומת זאת, נוטות להיות קצת יותר חותכות עוגיות, אך עם מעט סיכון להרגיש כך, שכן התפאורה עדיין תהיה חדשה לאורחים שלכם. "אם אין לך עזרה של מתכנן חתונות, אתה צריך את החבילה בנכסים מרוחקים", אומר Verger. "לא תצליחו למצוא את הספקים." אם תחליטו לשכור מתכנן, החליטו על המתכנן הטוב ביותר עבורכם על ידי עיון באתרי מתכננים מראש. תוכל לדעת על ידי הצצה בגלריית התמונות אם העבודה הקודמת של מתכנן עומדת בסטנדרטים שלך. אם כבר החלטתם על מיקום החתונה שלכם, חפשו גם מתכנן שערך אירועים באותו אזור - או יותר טוב, באותו מקום - שכן יש לו או היא מערכות יחסים קיימות עם ספקים סמוכים. (מועיל במיוחד אם אינך דובר את השפה.)

שאל את המלון או אתר הנופש לגבי אירועים אחרים המתקיימים באותו סוף שבוע.בעוד שרוב אתרי הנופש היוקרתיים לא יהיו כל כך דביקים שיערכו כמה חתונות בו זמנית, כדאי לשאול אם אירועים כלשהם מתקיימים באותו תאריך בו אתם מתכננים לערוך את החתונה שלכם. "זו בהחלט שאלה עם דגל אדום שצריך לשאול", אומר פיז. "חוץ מזה לשאול, 'האם אני החתונה היחידה שמתקיימת באותו יום או בסוף השבוע?' לשאול אם יש עוד קבוצות גדולות. תאר לעצמך אם יש לך חבורה של אנשי מכירות בטיול השנתי שלהם כשהם הולכים בננות בבריכה בסוף השבוע של החתונה שלך?"

גורם בשער החליפין.לחתונות יעד יש מוניטין של פחות יקרות מחתונות בבית, אבל זו תפיסה מוטעית ברוב המקרים - במיוחד אם אתה מקווה להיתקל באירופה, אומר ורגר. המר תמיד מחירים לדולרים כדי שתהיה לך שליטה אמיתית על כמה אתה מוציא ליום הגדול.

דואר הזמנות מוקדם.חלק מהאורחים לא יזמינו טיסות וחדרי מלון עד לקבלת ההזמנה הרשמית. אליסון רינדרקנכט, הבעלים שלאליסון אירועיםבסן פרנסיסקו ומחבר של *Destination Wedding Planner: המדריך האולטימטיבי לתכנון חתונה מרחוק,*מציע לשלוח הזמנות לשלושה חודשים, במקום חודשיים רגילים. "בקשי RSVP חודש לפני, ולא שבועיים [לפני]", היא מוסיפה.

תכנן אירועים לכל סוף השבוע - לא רק לחתונה.רוב חתונות היעד מתקיימות בסופי שבוע ארוכים, בדרך כלל עם אורחים המגיעים ביום חמישי ונשארים עד שבת. האורחים שלכם "ילכדו" ביעד, כביכול, ובאחריותם של בני הזוג לבדר אותם. "דאגו למסיבת קבלת פנים, כדי שהאורחים לא יצטרכו לחשוב על יציאה לארוחת ערב בשום מקום", אומר ורג'ר. רוב החתונות כוללות ארוחת חזרות, מסיבה ביום שישי בערב, ואז החתונה בשבת. פיז אומר שבראנץ' בבוקר שאחרי החתונה הוא גם הליך סטנדרטי. למרות שאתה בהחלט לא חייב, זה יכול להיות גם נחמד עבורך להציע "שיעורי גלישה או טעימות טקילה או טיול בטבע או יוגה...פעילויות שגורמות לאנשים להתערבב", אומר רינדרקנכט.

בדוק את החוקים המקומיים לפני העסקת ספקים מארה"בזוגות רבים יטוסו לצלם וצלם וידאו משלהם, ולפעמים גם דיג'יי או מאפר. אבל לא כל המדינות מאפשרות שימוש בספק חיצוני, אז בדוק עם מתכנן החתונות שלך או עם איש הקשר שלך במקום החתונה. "במקום כמו טורקס וקאיקוס, יש להם כמה חוקים ובקרות די רציניות על הבאת ספקים מחוץ למדינה", אומר פיז. "תהיה לך קשה להביא פקיד משלך ובטח שלא יורשה לך אם היה מישהו במכס עם שש מצלמות ועדשות. בינתיים, במדינה כמו מקסיקו, שום דבר מזה לא קיים ואתה יכול להביא את מי שאתה רוצה".

קרא את החוזה. פַּעֲמַיִם.אם יש לך מתכנן, הוא או היא יעשו זאת עבורך, אבל זה לא יכול להזיק לנקד את ה-I שלך ולהצליב את ה-T שלך. "אני לא יכול להדגיש מספיק שהחוזה כל כך חשוב", אומר פיז. חוזה מקום אופייני (החשוב ביותר) יכול להיות בין 25 ל-50 עמודים, ויכול להימשך 4-6 שבועות למשא ומתן. "אל תיקח את הגרסה הראשונה", היא מוסיפה. "דע מאיפה אתה מגיע ושם לב לדברים שאתה מצפה להם." תרצו להדביק את הדברים הגדולים, כמו אופן הגשת ארוחת הערב (פיז אומר שהבחירה במנה ראשונה ליד השולחן אינה סטנדרטית ברוב המקומות) לדברים הקטנים, כמו הנחת המפיות על השולחן בקבלה. "תגיד להם, ותיעד את זה בכתב, אתה רוצה את הקיפול השטוח הזה או קיפול ארוך של המפיות שלך כדי שלא תופיע ויהיו לך מפיות מגעילות משנות השמונים בחתונה שלך."

תן לאורחים התראה נוספת.חתונות יעד דורשות תכנון נוסף גם עבור האורחים, אז זה חכם לתת קצת יותר הודעה מאשר לחתונה מקומית. "אני מוצא כמה לקוחות מתכננים חתונת יעד כי הם לא רוצים שאנשים יבואו; הם לא רוצים להזמין את הבוס ואת כל המשרד", אומר פיז. "אם אתה בעצםלַעֲשׂוֹתרוצה שאנשים יבואו, תנו להם הודעה מוקדמת ככל האפשר. גם אם זה לא רשמי מפה לאוזן, 'אנחנו מכוונים לאנשהו בקריביים בינואר 2016', אנשים יכולים לחשוב שהם צריכים לחסוך ימי חופשה". עבור חתונות יעד רחוקות במיוחד, מארי פרייר, מנהלת חתונות של [Four Seasons Resort Bora Bora] (https://www.fourseasons.com/borabora/), ממליצה לתת הודעה מוקדמת של תשעה חודשים עד שנה אחת. "זה מאפשר לאורחים זמן לארגן את הטיול שלהם", היא אומרת.

צור לוח Pinterest כדי לשתף בקלות את החזון שלך.באתרי נופש יוקרתיים כמו Four Seasons Bora Bora, חבילות חתונה ניתנות להתאמה אישית, אומר פרייר. כדי לוודא שהחזון שלכם מתורגם כראוי, "אנו ממליצים ל[זוגות] לחלוק את לוחות הפינטרסט שלהם עם מומחה החתונות שלהם", אומר פרייר. "בדרך זו, נוכל לוודא שהיום המיוחד הזה הוא כולו שלהם." שימוש חזותי לשיתוף מועיל במיוחד כאשר מתכננים מרחוק, כאשר לא תוכל לראות את כל הפרטים באופן אישי מראש.

משא ומתן על הנחה קבוצתית עבור חדרי מלון."באופן כללי, ניתן לקבל הנחה קבוצתית, שיכולה לנוע בין 5 ל-10 אחוז בבתי מלון גדולים יותר", אומר רינדרקנכט. "עם זאת, מלונות קטנים יותר או מקומות שמזמינים, בין אם החתונה שלך נמצאת שם, עשויים שלא להציע הנחה." אתה גם רוצה לנהל משא ומתן על מספר החדרים שאתה תהיה אחראי עליהם בחוזה שלך. "כדי לארח את החתונה שלך באתר נופש, לרוב יהיה מספר מינימלי של חדרים שנדרש עליהם אתה אחראי כלכלית", אומר פיז. "אם אתה חושב שאתה צריך 45 חדרים, ואתה צריך רק 35, אתה צריך לשלם עבור החדרים האלה... וודא שאתה לא בעניין אם האורחים שלך יבטלו." היא מוסיפה: "ל[אתרי נופש] יהיה לפעמים מספר מינימלי של לילות - בעונת השיא, זה יכול להיות שלושה לילות - שאתה יכול לנהל משא ומתן עד שניים."

תקציב לטיסה ומלון לספקים שאינם מקומיים.אם תחליט לטוס לצלם או DJ משלך, אתה תהיה אחראי להוצאות הנסיעה שלהם. החדשות הטובות? זה בהחלט מקובל לשים את הספקים שלך במלון נחמד אבל פחות יקר מזה שבו מתקיימת החתונה. (רק ודא שזה בקרבת מקום.) העלות הנוספת יכולה למעשה להסתייםחִסָכוֹןאתה כסף. "לפעמים אם אתה מביא אותם לכל סוף השבוע... לצלם לא אכפת לצלם כמה דברים נוספים, או שהתקליטן ינגן בארוחת החזרות או בחלק אחר של סוף השבוע", אומר ורגר.

השאר הערת קבלת פנים.(אבל עזוב את בקבוקי המים.) בכל מלון יוקרתי כבר יהיו מים בחדרים, אז לתת לאורחים שקית קטנה עם בקבוקי אוויאן לא יעשה רושם. במקום זאת, פיז ממליצה להשאיר פריטים ספציפיים ליעד שהאורחים אולי לא הביאו איתם למטוס - למשל, ספריי חרקים וקרם הגנה, לחתונה על החוף. אתה יכול גם להשאיר מתנה אסימון ספציפית ליעד; אחת האהובות על ורגר היו שמיכות צמר שסופקו לאורחים שנסעו במעלית גונדולה לטקס בראש ההר באספן. היא גם ממליצה פשוט להשאיר פתק אישי. "זה נחמד לתת לאנשים בצ'ק-אין כקבלת פנים", היא אומרת. "אני תמיד אוהב את זה ברגע שהם מגיעים כדי לגרום להם להרגיש רצויים." ההערות צריכות להיות תמיד בכתב יד, או אם אתה קצר בזמן (או כתיבה ברורה), שכור קליגרף.

אל...

הזמן את כל מי שאתה מכיר.אמנם אפשר לערוך חתונת יעד גדולה - לארבע העונות בורה בורה יש חבילת "אי פרטי משלך" שיכולה להכיל עד 250 אורחים - הרבה זוגות מעדיפים לשמור על הסביבה קצת יותר אינטימית. פרייר אומר שקבוצות של 40 עד 50 הן מספר אידיאלי. "כך כולם יכולים להצטרף לארוחות וטיולים", היא אומרת.

תשלם את החשבון עבור כרטיס הטיסה של האורחים שלך (אלא אם כן אתה רוצה)."זוגות לא צפויים לשלם עבור הלינה או הנסיעות של האורחים", אומר פיז. זה גם לא נימוס עבור החתן והכלה לשלם עבור טיסה ומלון עבור מסיבת החתונה - למרות שיש כאלה שכן. אם יש לכם אורחים שאינם יכולים להרשות לעצמם את הטיול אבל חשוב לכם שהם ישתתפו, הפחיתו חלק מהעלות על ידי תשלום עבור כמה חדרים נוספים וחלקו אנשים לסוף השבוע. אפשרות נוספת שגם Pease וגם Verger מציעים: אם אתם עורכים את החתונה שלכם במקום יוקרתי שבו החדרים עולים 600 דולר ללילה או משהו כזה, סבסד את העלות. מלונות ישמחו לאפשר לכם להניח סכום מסוים עבור כל חדר. אם אפשר, כדאי גם להזמין נכס פחות יקר, אחות בקרבת מקום. "רוב הלקוחות שלי רוצים אופציה שמתחילה בשניים", אומר פיז.

השאר לאורחים להבין את התחבורה שלהם.אם יש לכם אורחים השוהים בנכסים סמוכים, באחריותכם לספק שירות רכב או הסעות למקום הראשי. "אתה מוציא אנשים מאזור הנוחות שלהם למקום שהם לא מכירים, והם לא הולכים לדעת איך להסתובב", אומר ורג'ר. בקש מהמלון לתת לאורחים לוח אירועים יחד עם זמני איסוף והחזרה כדי שאף אחד לא יפספס חלק מהחגיגה.

להוציא הרבה על פרחי טקס.אחת הסיבות העיקריות לערוך חתונת יעד (מלבד החופשה המובנית) היא הנוף היפה. זוגות רבים בוחרים לערוך טקס בחוץ, ובמקרה זה, אין צורך קטן בסידורי הפרחים המשוכללים שאולי יהיו לכם בטקס מקורה בבית. "בשבילי, אם אתה נמצא במקום שבו הטקס הוא על האוקיינוס, כל דבר שאתה שם שם הוא רק נלחם בטבע", אומר ורג'ר.

מתעסק עם עונת ההוריקנים.אם אתם מתחתנים במקסיקו או באיים הקריביים, אין סיכוי ענק למזג אוויר גרוע - אלא אם אתם מתכננים חתונה באוגוסט, ספטמבר או אוקטובר, שהם שיא עונת ההוריקנים. רינדרקנכט מציע גם להתרחק מחופשות, שבהן הן מלונות והן מחירי הטיסה נוטים להיות גבוהים יותר. "שלא לדבר על זה, זה ממש עמוס", היא אומרת.

התעלם ממיקום הגיבוי.קל להיסחף מהמחשבה על טקס חוף שקיעה, אבל בדוק גם את הגיבוי של המקוםבתוך הביתאפשרות, אם יירד גשם ביום הגדול. "תוכנית הגיבוי שנמצאת בפנים היא בדרך כלל לא כל כך אטרקטיבית", אומר ורג'ר. "אבל בשלב הזה, אין שום דבר שאתה יכול לעשות." ראה אילו אפשרויות זמינות מראש, והגדר תוכנית ברורה ב' אם תזדקק לה.

תשכח מהטיפ.Verger תמיד נותנת ללקוחות הנחיה למתן טיפ במדינות שונות. "בצרפת אתה לא נותן טיפ כמו בניו יורק, אבל בכל זאת אתה עדיין משתלט על נכס לסוף שבוע", היא אומרת. "[האורחים שלך] לא יתנו טיפ למלצרים האלה במהלך שלושת הימים האלה... הזוג צריך לפצות על זה." מתכנן שמכיר את התרבות יעזור - הוא או היא יוכלו להציע טווחי טיפים מתאימים עבורך. אם אין לך מתכנן, חקור את מנהגי הטיפ למדינה שבה נערכת החתונה שלך. אם אתם עדיין לא בטוחים, ואתם מרוצים מהשירות, עדיף לטעות בהטפות יתר מאשר לא לתת מספיק.

שלחו פריטי חתונה למקום."אל תתכנן לשלוח [פריטים לחתונה] למקוםאֵיִ פַּעַם", אומר פיז. "אפילו אל תשלח את זה דרך FedEx. בסופו של דבר תשלם הרבה כסף מזומן על עמלות יבוא. פשוט שלם את 25 הדולרים הנוספים [לשקית] לחברת התעופה, ואם אתה צריך [לטייל עם] 10 מזוודות נוספות, ואמא שלך מביאה מזוודות מיותרות, והארוס שלך, אז שיהיה".

לבשו לבוש שלא יכול לעמוד בחום.אם אתם מתחתנים באזור הכפרי הצרפתי, או בכרם טוסקני, תהיה לכם קצת יותר גמישות בהתאם לעונה. אבל עבור חתונת יעד חוף, חשבו על בדים וצבעים בהירים שלא יראו זיעה. "חליפות פשתן עבור החתן [ושושבינים] הן תמיד בחירה נפלאה; הם נראים נהדר והם קלים מספיק כדי שהחתנים יצליחו לצלם תמונות בשמש", אומר פרייר. (פיז מציעה גם חולצה נוספת או שתיים לחתן, כדי שלעולם לא יראה כתמי זיעה.) משי, שיפון או אורגנזה הם בדים אידיאליים עבור הכלה, לדברי פרייר. אם אתהלַעֲשׂוֹתרוצים שמלת נשף או שמלה עם בד עבה יותר, "אנו ממליצים על טקס בשקיעה, המספק טמפרטורות קרירות יותר, תוך שמירה על התפאורה היפה".